הדרך היעילה ביותר לצמצם ביטולים ולקוחות שלא מגיעים היא לשלוח תזכורות אוטומטיות בכמה נקודות זמן – אישור מיד אחרי הקביעה, תזכורת יום לפני ותזכורת קצרה כמה שעות לפני – עם אפשרות פשוטה לאשר הגעה או לבקש מועד אחר. כשהתזכורות יוצאות ממערכת CRM שמחוברת ליומן, הן נשלחות בזמן בלי שמישהו צריך לזכור, וכל אישור או ביטול מתעדכן בכרטיס הלקוח.
ברוב המקרים זה לא חוסר רצינות: הפגישה נקבעה לפני שבועיים, נרשמה בהודעה שנקברה בוואטסאפ, ולא הופיעה ביומן של הלקוח. עסקים שמבוססים על פגישות – קליניקות, יועצים, מאמנים, נותני שירות – משלמים על כל פגישה שלא התקיימה פעמיים: זמן מת ביומן, ומקום שיכול היה ללכת ללקוח אחר.
| מתי | מה לשלוח | מטרה |
|---|---|---|
| מיד אחרי קביעה | אישור עם תאריך, שעה ומיקום/קישור | שהפגישה תיכנס ליומן של הלקוח |
| 24 שעות לפני | תזכורת + "לאשר הגעה / לשנות מועד" | לקבל אישור ולפנות מקום מוקדם אם יש ביטול |
| שעתיים–שלוש לפני | תזכורת קצרה + ניווט או קישור לשיחה | להוריד "שכחתי" ברגע האחרון |
| אחרי הפגישה | תודה + פגישת המשך / משוב | להמשיך את הקשר ולקבוע את הפגישה הבאה |
בישראל רוב הלקוחות קוראים וואטסאפ מהר יותר ממייל, ולכן תזכורת בוואטסאפ היא בדרך כלל הערוץ המרכזי. SMS מתאים כגיבוי ללקוחות שלא משתמשים בוואטסאפ, ומייל מתאים לאישור הראשוני עם פרטים מלאים וקובץ יומן. מערכת CRM שתומכת בכמה ערוצים מאפשרת לבחור ערוץ לפי לקוח.
דוגמה: "היי דנה, תזכורת לפגישה מחר (שלישי) ב-10:00 אצל רועי, רחוב הנשיא 11. מאשרת הגעה? השיבי 1 לאישור או 2 לתיאום מועד אחר."
חיבור מלא ל-WhatsApp ב-WeTech זמין כתוספת של 100 ₪ לחודש. לפרטים במחירון.
מומלץ לשלוח אישור מיד אחרי הקביעה, תזכורת 24 שעות לפני ותזכורת קצרה שעתיים–שלוש לפני הפגישה.
תזכורות מצמצמות שכחה, ואפשרות לאשר או לשנות מועד מראש מאפשרת למלא את המקום ביומן במקום להפסיד אותו.
בישראל וואטסאפ נקרא בדרך כלל מהר יותר, ו-SMS מתאים כגיבוי ללקוחות שלא משתמשים בוואטסאפ.
שם, תאריך, שעה ומיקום מדויקים, ופעולה אחת ברורה – אישור הגעה או בקשה לשינוי מועד.
כן. היומן החכם וזימון התורים של WeTech תומכים בתזכורות אוטומטיות, וחיבור מלא ל-WhatsApp זמין כתוספת של 100 ₪ לחודש.
אנו משתמשים בקובצי Cookie כדי לאפשר לאתר שלנו לפעול כהלכה, להתאים אישית תוכן ומודעות, לספק תכונות מדיה חברתית ולנתח את התעבורה באתר. בנוסף, אנו משתפים מידע אודות השימוש שלך באתר שלנו עם המדיה החברתית ושותפי הפרסום והניתוח שלנו. למידע נוסף קראו את מדיניות העוגיות שלנו.